Protección de datos personales

En corto

• El colegio decide qué datos recoge; Nexo Escolar solo los guarda y procesa por cuenta suya.
• Los datos se usan para prestar el servicio educativo. No se venden ni se usan para publicidad.
• Un acudiente solo puede ver la información de sus propios hijos.
• Puedes pedir en cualquier momento que te digamos qué datos tenemos, corregirlos o eliminarlos.

Quién responde por tus datos

Acá hay dos figuras distintas y conviene entenderlas, porque determinan a quién reclamarle.

El colegio es el Responsable del tratamiento: es quien decide qué datos recoge y para qué los usa. Es la institución con la que tienes la relación educativa.

Nexo Escolar es el Encargado del tratamiento: es la plataforma que almacena y procesa esos datos por cuenta del colegio, siguiendo sus instrucciones. Nexo Escolar no usa los datos de tu familia para fines propios, no los vende y no los comparte con terceros con fines comerciales.

Si tienes una solicitud sobre tus datos puedes dirigirla al colegio o a Nexo Escolar; en cualquiera de los dos casos será atendida.

Qué datos se tratan

Los necesarios para prestar el servicio educativo y administrarlo:

• Del estudiante: nombres, documento de identidad, fecha de nacimiento, grado y grupo, calificaciones, asistencia y observaciones académicas.
• Del acudiente: nombres, documento, correo, teléfono y dirección.
• Datos de salud del estudiante (EPS, alergias, condiciones médicas relevantes) cuando el colegio los solicita para poder atender una emergencia.
• Información de pagos: valor, fecha, medio de pago y comprobantes. Nexo Escolar no almacena números completos de tarjetas: los pagos con tarjeta los procesa la pasarela Wompi y de vuelta solo se reciben los últimos cuatro dígitos y el número de aprobación.
• Datos de uso de la plataforma necesarios para su seguridad, como registros de acceso.

Datos de niñas, niños y adolescentes

La mayor parte de la información que se trata acá corresponde a menores de edad, y la ley es más exigente en ese caso.

El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 establecen que el tratamiento de datos de menores debe responder a su interés superior y respetar sus derechos fundamentales. Por eso la autorización la otorga quien ejerce la patria potestad o la custodia, y los datos se usan únicamente para la prestación del servicio educativo.

Ningún dato de un estudiante se usa con fines publicitarios ni se entrega a terceros con fines comerciales.

Datos sensibles

La información de salud es un dato sensible según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Entregarla es facultativo: ninguna familia está obligada a suministrarla.

Se solicita únicamente para que el colegio pueda actuar ante una urgencia y solo la consulta el personal que lo necesita para esa finalidad.

Para qué se usan

• Gestionar la admisión, la matrícula y la permanencia del estudiante.
• Registrar calificaciones, asistencia y generar los boletines oficiales.
• Administrar los cobros, recibos y el estado de cartera.
• Comunicar al acudiente lo relacionado con el estudiante y con la institución.
• Cumplir las obligaciones legales del colegio ante las autoridades educativas.

No se toman decisiones automatizadas que afecten al estudiante: las decisiones académicas y disciplinarias las toman personas.

Tus derechos

Como titular de los datos —o como representante del estudiante menor de edad— tienes derecho a:

• Conocer qué datos tuyos o de tu hijo se están tratando, de forma gratuita.
• Actualizar y rectificar los que estén desactualizados, incompletos o sean inexactos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

Sobre lo último: mientras el estudiante esté matriculado, buena parte de la información no puede suprimirse, porque el colegio está legalmente obligado a conservarla (historia académica, soportes contables). En esos casos se te explicará cuál dato sí puede eliminarse y cuál no.

Cómo ejercerlos

Escribiendo a datos@negociocontigo.com, o directamente al colegio por sus canales habituales.

Las consultas se responden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se te informará el motivo y la fecha en que se resolverá.

Seguridad y conservación

• La información viaja cifrada (HTTPS) y las contraseñas se guardan con funciones de hash, no en texto plano.
• El acceso está restringido por rol: un acudiente solo ve la información de sus propios hijos, y el personal del colegio solo la de su institución.
• Las acciones sobre datos sensibles quedan registradas en una bitácora de auditoría.
• Los datos se conservan mientras dure la relación con el colegio y después por el tiempo que exijan las normas educativas y contables.

Dónde se almacenan

Los datos se alojan en servidores contratados con un proveedor de infraestructura, lo que puede implicar almacenamiento fuera de Colombia. La transferencia se realiza bajo las condiciones de seguridad que exige el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Los pagos electrónicos los procesa Wompi, que tiene su propia política de tratamiento de datos.

Cambios en esta política

Si el texto cambia de forma sustancial se informará a los usuarios y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización. Cada autorización otorgada queda registrada con la versión del texto que se aceptó.

Normas que aplican

Ejercer tus derechos

Escríbenos y te respondemos. No necesitas justificar por qué preguntas: es tu derecho.

Consultas: hasta 10 días hábiles. Reclamos: hasta 15 días hábiles. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que no atendimos tu solicitud.